How Using A Trust Battery Improves Employee Performance Sử Dụng “pin Niềm Tin” Thế Nào Để Cải Thiện Năng Suất Nhân Viên?

Tên gốc: How Using a Trust Battery Improves Employee Performance

Trong một tổ chức, bạn có thể tương đối dễ dàng đưa ra những quyết định liên quan tới lợi nhuận, quy trình và sản phẩm. Điều đó chỉ đòi hỏi chúng ta sử dụng sự hiểu biết của mình để đưa ra những quyết định hợp lý dựa trên những dấu hiệu đáng tin và có thể dự đoán được. Nhưng mọi thứ sẽ trở nên phức tạp hơn khi chúng ta đưa ra những quyết định liên quan tới con người.

Phát triển và thúc đẩy con người - khi bạn muốn xây dựng điều đó thành một nét văn hóa của công ty - luôn luôn là một điều khó khăn. Con người thì phức tạp, khó đoán và đầy cảm xúc. Thậm chí có một vài cá nhân thực sự là không thể kiểm soát được. Mỗi một người trong chúng ta đều có những ngưỡng và "công tắc" cảm xúc riêng. Tuy vậy, nếu như không có yếu tố con người thì lợi nhuận, quy trình và sản phẩm không có ý nghĩa gì cả. Chúng ta không thể nào thực thi được những điều đó nếu thiếu đi yếu tố con người.

Lý do chính yếu nhất khiến những quyết định liên quan tới con người luôn hóc búa chính là bởi vì nó đòi hỏi chúng ta phải tin tưởng người khác sẽ làm điều đúng đắn. Điều này liên quan tới phần não cảm xúc, xử lý những phạm trù như niềm tin và sự trung thành. Những quyết định đến từ phần não này ngôn ngữ không thể diễn đạt được và cũng không thể nào lý giải được. Nó thuộc về tiềm thức và chỉ thấu hiểu những cảm xúc. Có nghĩa là khi những nhân viên tin tưởng vào lãnh đạo của mình về một thay đổi nào đó đói, đó là dựa vào cảm giác. Hay nói cách khác, đó là dựa vào việc mà họ cảm nhận được liệu người lãnh đạo có làm điều đúng đắn vì họ hay không. Lúc này câu trả lời được xác định dựa trên những kinh nghiệm và niềm tin trong quá khứ. Khi thêm vào một ít rủi ro và tính không chắc chắn thì sẽ rất khó để mà dự đoán được những quyết định kiểu như vậy.

Những người lãnh đạo cũng lâm vào cái bẫy tương tự. Bản thân họ cũng đưa ra những quyết định mang tính cảm xúc, liệu họ có thể trông chờ vào người cấp dưới đó hay không. Họ đưa ra quyết định, một là dựa trên những giả định không chính xác hay những kinh nghiệm trong quá khứ, hai là dựa trên một sự hy vọng mù quáng. Nếu như họ thường sai khi đưa ra những quyết định về con người, thì những người lãnh đạo đó có thể nghĩ: "Thôi mình nên rút kinh nghiệm và tự mình làm việc đó thì hơn!" Rốt cuộc rồi tất cả những điều này sẽ khiến cho người lãnh đạo trở nên kiệt quệ và có xu hướng chỉ trích, đổ lỗi nơi người khác.

Hầu hết các nhà lãnh đạo đều không biết làm thế nào để xây dựng niềm tin với những nhân viên kém, hay thậm chí là những nhân viên giỏi. Họ đang lãng phí rất nhiều thời gian và tư duy để trăn trở nên làm như thế nào. Kết quả cuối cùng chỉ là một đống tạp nham mỗi khi đến kỳ đánh giá hiệu quả công việc hàng năm. Tất nhiên, điều đó chỉ dẫn đến việc càng mất niềm tin hơn và những mối quan hệ rạn nứt trong công việc.

Không có gì làm ngạc nhiên khi có hơn 30 công ty trong danh sách Fortune 500 đều đã từ bỏ việc đánh giá hiệu quả công việc hàng năm. Các công ty như Adobe, IBM, GE và Amazon thấy rằng việc đánh giá này đã làm suy giảm tinh thần của nhân viên và thực sự chẳng có tác dụng cải thiện hiệu quả làm việc gì cả. Thay vào đó, những công ty này đang bắt đầu khuyến khích các nhà lãnh đạo thực hiện các cuộc trao đổi phản hồi một cách thường xuyên hơn.

Lãnh đạo như một Huấn luyện viên

Nếu như một người lãnh đạo muốn đạt được thành công thì họ phải biết làm thế nào để giúp những người khác phát huy tốt nhất tiềm năng vốn có của họ. Điều này liên quan tới việc huấn luyện hơn là quản lý. Điều này đòi hỏi bạn phải thường xuyên có những cuộc trò chuyện, những phản hồi về hiệu suất công việc để cải thiện năng lực của cấp dưới. Nó đòi hỏi bạn phải đảm bảo được cả người lãnh đạo lẫn nhân viên đều phải tin tưởng lẫn nhau trong quá trình làm việc. Đối với nhiều người, họ cảm thấy rất khó để mà thực hiện được những cuộc nói chuyện kiểu như vậy và thường là kết thúc trong sự bất hòa (do đó lại càng làm suy giảm thêm niềm tin và tính hợp tác).

Vậy những người lãnh đạo cần làm gì để có thể kết nối được với phần não cảm xúc của người khác? Điều này không có nghĩa là kêu bạn phải trực tiếp nói về niềm tin theo nghĩa đen của nó. Xét cho cùng thì việc nói về niềm tin chẳng xây dựng được chút niềm tin nào cả. Đó là chưa kể nó còn khiến mọi người phòng thủ hơn. Bạn cần phải cải thiện một số hành vi nhất định của bản thân và phần dưới đây sẽ chỉ cách cho bạn.

Vậy bạn sẽ làm sao đây?

Bằng cách sử dụng một hình ảnh ẩn dụ là “pin niềm tin”. Đây chính là cách thức mà Tobi Lütke, Giám đốc điều hành của Shopify, đã áp dụng để cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên. Cách này cực kỳ hiệu quả bởi vì phần não cảm xúc dễ dàng hiểu được hình ảnh ẩn dụ hơn. Thật vậy, chúng ta sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi giải thích và hiểu được khi nào thì “pin niềm tin” hết pin và khi nào thì nên sạc nó. Thậm chí chúng ta có thể sử dụng một biểu đồ để minh họa và giải thích bước thay đổi tiếp theo chúng ta cần làm gì hơn là nói: "Bạn đã khiến tôi mất niềm tin. Giờ bạn tính sao đây?"

Vậy “pin niềm tin” hoạt động ra sao?

Bạn sẽ bắt đầu bằng việc giải thích “pin niềm tin” được dùng để so sánh mức độ tin tưởng hiện tại giữa hai người với nhau. Mỗi lần bạn tương tác với người khác thì niềm tin một là được tăng lên, hai là bị giảm xuống. Khi mà “pin niềm tin” ở mức cao và đầy thì công việc sẽ được giải quyết dễ dàng và hiệu quả. Khi mà “pin niềm tin” yếu đi thì tính hợp tác trong công việc sẽ giảm và nhiều sự hiểu lầm sẽ xuất hiện.

Hãy lấy ví dụ về một nhân viên mới vào làm việc. Trên thực tế, người này trong tiềm thức sẽ chưa tin tưởng sếp của họ và bạn cũng chưa tin tưởng người này. Để công bằng thì cả hai sẽ cùng ngồi xuống và bạn giải thích cho người đó biết về khái niệm “pin niềm tin” và tại sao hiện tại nó đang nằm ở mức 50%.

Công tác này đòi hỏi bạn phải thật sự đề cập đến việc hiện tại cả hai bên đều chưa chắc là có thể tin tưởng ở nhau hay không nhưng bạn sẽ sẵn lòng hỗ trợ họ và không có bất kỳ đánh giá gì về sự nghi ngờ hiện tại của họ. Qua thời gian, nếu như biểu hiện của bạn tốt thì pin sẽ đầy lên. Điều quan trọng là bạn phải giải thích cho họ biết chính xác những biểu hiện gì sẽ giúp cho pin đầy, những biểu hiện gì sẽ khiến cho pin hao đi. Bạn cũng có thể đổi ngược lại và hỏi xem họ mong đợi gì ở bạn để có thể gia tăng niềm tin nơi họ. Cuộc nói chuyện này phải triệt để đề cập tới vai trò, trách nhiệm và kỳ vọng của mỗi bên. Bất kỳ sự mập mờ nào rồi sẽ mang lại những sự lo lắng không cần thiết.

Bây giờ, hãy xem xét một trường hợp khác: Một đồng nghiệp cũ mà bạn đã làm việc cùng được hai năm. Trong khoảng thời gian đó, cả hai cùng chia sẻ những trải nghiệm tích cực trong công việc và đời sống cá nhân. Họ cũng thể hiện bản thân là một người có khả năng hỗ trợ, có năng lực và có thể tin cậy được. Trong trường hợp này thì pin niềm tin khá khác biệt và đang đạt mốc cao 95%.

Nếu như họ bắt đầu có những biểu hiện khác thường, thì mức độ niềm tin cao lúc này sẽ là một lợi thế. Niềm tin của bạn đối với họ sẽ giảm chậm hơn so với trường hợp họ là một người mới hay trước đây chưa từng cho bạn sự tin cậy. Đối với trường hợp này, bạn sẽ nghĩ: "Stephanie dạo này thế nào đó. Tôi thấy hình như có chuyện không ổn. Tôi phải hỏi thăm xem cô ấy có ổn hay không."

Khi bạn nỗ lực để thực sự đi tìm hiểu xem chuyện gì đang xảy ra với cô ấy thì sẽ giúp niềm tin gia tăng. Khi đó Stephanie sẽ cảm nhận được bạn đang quan tâm tới cô ấy như một con người, chứ không phải là một công cụ làm việc cho bạn.

Mặt khác, nếu như mối quan hệ có một lịch sử không được tốt đẹp lắm, thì đương nhiên mức độ niềm tin sẽ thấp. Khi vấn đề nảy sinh thì niềm tin sẽ suy giảm rất nhanh. "Stephanie chẳng bao giờ nói thật cả và cô ấy thì làm biếng, làm việc chả ra hồn. Cô ta sẽ chẳng bao giờ khá hơn nổi. Đã đến lúc cho cô ta nghỉ việc rồi."

Bạn cũng có thể sử dụng hình ảnh “pin niềm tin” này cho những mối quan hệ trong công việc mà trước giờ bạn quên bồi dưỡng. Pin mà để nhàn rỗi thì sẽ xuống cấp theo thời gian. Điều này cũng tương tự như trong các mối quan hệ. Bạn cần phải chủ động trong việc gia tăng niềm tin, nếu không mối quan hệ đó sẽ dần mất "năng lượng" và phai nhạt.

Hình ảnh “pin niềm tin” cũng tỏ ra hiệu quả trong một đội nhóm hoặc giữa những đội nhóm với nhau. Sử dụng phương pháp này sẽ giúp hàn gắn những rạn nứt từ những hành động hay hành vi gây tổn thương trước đó.

Gia tăng niềm tin

Những tổ chức thành công đều dựa trên những mối quan hệ tin tưởng lẫn nhau trong công việc. Nhân viên sẽ tin vào sếp. Sếp thì tin vào nhân viên. Khâu marketing thì phụ thuộc vào khâu sản xuất v.v. Một người lãnh đạo giỏi là người tin tưởng vào người khác và những người khác cũng tin tưởng lại người đó. Điều này có nghĩa là họ biết cách đưa ra quyết định chính xác ai sẽ là người có thể thực hiện nhiệm vụ này bởi vì họ biết nói chuyện một cách tinh tế, tránh làm tổn thương nhau.

Điều mấu chốt để xây dựng được nét văn hóa nơi mà mọi người rất tin tưởng nhau chính là chúng ta cần phải thành thật về điểm mạnh và điểm yếu của chính mình. Sử dụng hình ảnh pin năng lượng sẽ giúp lãnh đạo cùng nhân viên gỡ bỏ đi những rào cản trong sự giao tiếp. Điều này thúc đẩy những người lãnh đạo sẽ nhanh chóng hơn trong việc bày tỏ rõ ràng kỳ vọng của họ và thế là giảm thiểu sự mơ hồ. Và cũng giúp cho những nhân viên hiểu rõ ràng họ cần phải biểu hiện như thế nào.

Quan trọng hơn hết, phương pháp này giúp cho mọi người có thể chia sẻ về khía cạnh niềm tin theo một cách mà không ai cảm thấy bị chỉ trích cả. Việc sử dụng hình ảnh cục pin sẽ khiến cho việc trao đổi về những mối quan hệ trong công việc - điều gì giúp cải thiện mối quan hệ, điều gì không - trở nên dí dỏm và nhẹ nhàng hơn. Và phương pháp này cũng tạo động lực cho các nhân viên suy nghĩ sâu sắc hơn về biểu hiện của chính bản thân họ và làm thế nào để họ có thể xây dựng được niềm tin nơi những người xung quanh.